Handige tips voor een succesvol debiteurenbeheer

Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van alle facturen in Nederland te laat betaald worden. Het is dus belangrijk om een strak debiteurenbeheer op te zetten. Met deze 10 handige tips kun jij voortaan ook een succesvol debiteurenbeheer voeren.

Tip 1: Debiteurenbeheer als vaste taak

Debiteurenbeheer kost voornamelijk tijd. Maak dus voldoende tijd vrij en plan elke week een vast moment om ermee aan de slag te gaan. Elke week? Ja, dit moet echt iedere week. Het is belangrijk dat je facturen op tijd verstuurt en betalingen tijdig controleert. Debiteurenbeheer is daarom een wekelijks terugkerende taak. Dit geldt ook als je maandelijks factureert. Het is belangrijk dat je up-to-date blijft met jouw debiteurenadministratie, dit gaat je op den duur meer tijd besparen!

 Tip 2: Leer je klant kennen

Super, je hebt een nieuwe klant binnengehaald! Maar voordat je definitief aan de slag gaat is het slim om eerst extra informatie te verzamelen. Hierdoor weet je met wie je zaken gaat doen.

• Vraag hoe hij/zij bij jou terecht is gekomen;
• Vraag in je eigen netwerk of men al eerder zaken heeft gedaan met jouw nieuwe klant;
• Google je nieuwe klant, controleer of je geen vreemde (of helemaal geen) resultaten krijgt;

Vraag bij twijfel informatie op bij onderstaande instanties:

Kamer van koophandel: via KvK Online kun je voor een klein bedrag jaarcijfers en andere historische gegevens inzien.

Kredietinformatiebureaus: tegen betaling krijg je inzicht in de kredietwaardigheid van jouw nieuwe klant. Ons incassobureau werkt hiervoor samen met Graydon, een erg prettige partij.

Wist je trouwens dat je bij Incassonet bij aanmelding standaard een (gratis) kredietcheck op jouw klant of opdrachtgever krijgt?

Deze informatie helpt je bij het bepalen van de betalingsvoorwaarden. Het kan ook een aanleiding zijn voor het afsluiten van een kredietverzekering.

Tip 3: Maak duidelijke (schriftelijke) afspraken!

Het is belangrijk dat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de prijs en/of inhoud van jouw diensten. Leg daarom afspraken altijd vast in een overeenkomst. Laat de overeenkomst – zeker als het om grote bedragen gaat – vooraf voor akkoord ondertekenen. En laat onderstaande zaken terugkomen in deze overeenkomst:

• De naam, functie en adresgegevens van beide partijen;
• Omschrijving van de diensten en/of te leveren goederen;
• De totaal kosten en betalingstermijn;
• De levertermijn;
• Aanvullende voorwaarden;
• Een verwijzing naar je eigen algemene voorwaarden.

 Tip 4: Stuur je factuur zo snel mogelijk op

Stuur je facturen op zodra de diensten of goederen zijn geleverd. Hoe later de factuur wordt verstuurd, hoe groter de kans dat de klant wacht met betalen. Vermeld op je factuur ook duidelijk het totaalbedrag (inclusief btw) en de betalingstermijn.

Tip 5: De 1e Betalingsherinnering

Wanneer de betalingstermijn is verstreken is het tijd voor een eerste betalingsherinnering. Wij adviseren om een korte maar vriendelijke email te versturen, met het verzoek het bedrag binnen 7 dagen te betalen. Vermeld daarbij het factuurnummer, openstaande bedrag en de vervaldatum. Vermijd de term ‘eerste herinnering’ – dit wekt het idee dat er nog meerdere gaan volgen – gebruik eerder ‘herinnering’. Check ook eens incassobureau Apeldoorn voor een goed voorbeeld.

Tip 6: 2e betalingsherinnering = bellen

Helaas… 7 dagen na het versturen van de (eerste) betalingsherinnering heb je nog steeds niets ontvangen. Dan is het tijd om de telefoon te pakken. Bel en vraag vriendelijk naar de betaling (“ik zie dat er nog een factuur van ons openstaat”). Probeer te achterhalen waarom er nog niet is betaald en maak een nieuwe afspraak (van 7 dagen) voor een uiterlijke betaaldatum. Stuur vervolgens de gemaakte afspraak nog eens door per email en vraag om een akkoord.

Vind je het toch lastig om dit gesprek met jouw klant te voeren? Vraag dan door naar de persoon die verantwoordelijk is voor de boekhouding. Dat maakt het wellicht wat gemakkelijker en minder oncomfortabel.

Tip 7: Stuur een aanmaning per email & post

Blijft de betaling alsnog uit? Stuur de debiteur dan een laatste herinnering (aanmaning) en neem hierin de gevolgen op wanneer de betaling uitblijft. Geef aan om welke factuur het gaat en de datum waarop het geld binnen had moeten zijn. Als de klant dan nog steeds niet betaalt, kun je ervoor kiezen een formele aanmaning te sturen. Stuur zowel een email als een aangetekende brief met ontvangstbevestiging.

 Tip 8: Schakel een incassobureau in

Dit wordt vaak gezien als laatste redmiddel. Wanneer jouw debiteur na de aanmaning nog steeds niet heeft betaald, kun je een incassobureau inschakelen.

De kosten voor incasso verschillen per bureau. Het is mogelijk dat je meer geld overhoudt dan het factuurbedrag; jouw klant is namelijk verplicht om rente te betalen vanaf de vervaldag. Maar het is ook mogelijk dat je je geld kwijtraakt. Wanneer de incassoprocedure bij incassobureau Apeldoorn geen succes heeft, kunnen er toch kosten in rekening worden gebracht voor bijvoorbeeld een deurwaarder of de proceskosten.

Tip 9: Btw terugvragen

Heb jij het afgelopen jaar debiteuren gehad die niet meer gaan betalen? Dan kun je de btw nog terugvragen bij de Belastingdienst. Het komt vaak voor dat je de btw al moet betalen voordat jouw klant heeft betaald. Dit kun je terugkrijgen door het te verrekenen in jouw btw-aangifte.

 Tip 10: Debiteurenbeheer uitbesteden

Heb jij een debiteur waarvan jij weet dat hij laat betaalt? Ben je onzeker over de kredietwaardigheid van jouw klant? Of voel je je überhaupt niet op je gemak bij debiteurenbeheer? Dan kun je ervoor kiezen om jouw debiteurenbeheer uit te besteden.