Wat als een klant niet betaalt? Check onze stap voor stap handleiding!
Wat als een klant niet betaalt? Het is een situatie waar geen enkele ondernemer op zit te wachten. Onbetaalde facturen kunnen een aanzienlijke impact hebben op je cashflow en bedrijfsvoering. Gelukkig is er een manier om hiermee om te gaan zonder je klantrelatie te schaden. In deze blog geven we jou een duidelijke- en betrouwbare handleiding voor het omgaan met niet-betalende klanten!
Stap 1: Een goede voorbereiding
Voordat je actie onderneemt, is het belangrijk om de situatie eerst goed in kaart te brengen. Verzamel alle relevante documenten zoals de oorspronkelijke factuur, herinneringen en eventuele communicatie met de klant. Zorg ervoor dat je alle feiten op een rijtje hebt, zodat je een duidelijk overzicht hebt van de situatie. Tip: laat jouw incassobureau dit allemaal digitaal binnen één handig digitaal overzicht voor je regelen.
Stap 2: Verstuur een eerste herinnering
Denk je: ‘Mijn klant betaalt niet, wat nu?’. Stuur dan eerst een vriendelijke eerste herinnering naar je klant. Daar is namelijk niets mis mee. Sterker nog: het gaat je helpen. Dit kan eenvoudig via ons geautomatiseerde dashboard. Zorg ervoor dat de toon beleefd blijft en geef de klant het voordeel van de twijfel. Misschien is de factuur over het hoofd gezien of is er sprake van een administratieve fout. In deze herinnering vermeld je duidelijk het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en verzoek je vriendelijk om een spoedige betaling. Met vriendelijkheid voorop kan je pas echt spijkers met koppen slaan.
Stap 3: Verstuur een tweede herinnering
Als de eerste herinnering geen effect heeft, stuur dan een tweede herinnering. Ook dit kan volledig geautomatiseerd gedaan worden vanuit het dashboard. In deze herinnering kun je een iets duidelijkere toon aanslaan, maar blijf professioneel en respectvol. Geef een nieuwe deadline en vermeld de mogelijke gevolgen van verdere vertraging, zoals het inschakelen van een incassobureau.
Stap 4: Persoonlijk telefonisch contact
Mocht de tweede herinnering ook geen resultaat opleveren, neem dan telefonisch contact op met je klant of laat dit vakkundig oppakken door je incassobureau. Dit biedt de mogelijkheid om eventuele misverstanden direct uit de weg te ruimen en samen naar een oplossing te zoeken. Vaak kan een positief- en persoonlijk gesprek de kwestie sneller oplossen dan schriftelijke communicatie.
Stap 5: Schakel een incassobureau in
Als je klant na meerdere herinneringen en telefoontjes nog steeds niet betaalt, is het wel echt tijd om ons als incassobureau in te schakelen. Incassonet biedt een eenvoudige, betrouwbare en snelle manier van incasseren. Wij zorgen ervoor dat jouw onbetaalde facturen professioneel en vriendelijk worden afgehandeld, zonder je klantrelatie te schaden. Vriendelijkheid voorop terwijl jij profiteert van no-cure-no-pay.
Stap 6: Profiteer van optimaal incassobeheer
Wanneer je een incassobureau hebt ingeschakeld, hoef je eigenlijk niets meer te doen behalve lekker achteroverleunen. Jij levert enkel nog belangrijke informatie aan over bijvoorbeeld nieuwe klanten, maar dat kan allemaal handig in één overzichtelijk dashboard. Wij zorgen er vervolgens voor dat alles netjes afgehandeld wordt. En een persoonlijke incassospecialist is daar een belangrijk onderdeel van. Jouw persoonlijke incassospecialist weet alles wat hij moet weten van jouw business en van de facturatie. Geen incasso blijft onopgemerkt.
Dus, wat als een klant niet betaalt? Schakel ons incassobureau in!
Wat doe je als je klant een factuur niet betaalt, maar je wel een goede relatie hebt met deze klant? Het antwoord is eigenlijk vrij simpel. Het omgaan met niet-betalende klanten hoeft echt niet ingewikkeld of stressvol te zijn. Door een gestructureerde aanpak en het inschakelen van een betrouwbaar incassobureau zoals Incassonet, kun je onbetaalde facturen effectief innen op vriendelijke wijze. Zo blijf je je richten op wat echt belangrijk is: het runnen van je bedrijf en het onderhouden van goede relaties met je klanten. Heb je te maken met onbetaalde facturen? Schakel Incassonet in en ervaar zelf de voordelen.