Wij behoeden je voor deze 7 veelgemaakte fouten bij het incasseren van schulden!
Wat mag een incassobureau niet doen en wat mag wel? Deze vragen worden vaak aan ons gesteld. Zo mogen we bijvoorbeeld geen beslag leggen op goederen, spullen of salaris en nee, we doen ook niet aan dagvaarding. Wat we wel doen is op een vriendelijke-, efficiënte- en snelle manier incasseren. En wat we ook doen: is jou behoeden voor de volgende 7 veelgemaakte fouten bij het incasseren van schulden!
Er zijn geen (of onduidelijke) betaalafspraken gemaakt
Wanneer je vooraf niet duidelijk vastlegt hoe- en wanneer er betaald moet worden, dan is de kans heel groot dat een klant niet op tijd betaalt. Iedereen houdt van duidelijkheid en transparantie, maar dit is niet aan de orde wanneer er niet goed (schriftelijk) gecommuniceerd wordt over de betaaltermijn. Hoe moet het wel? Communicatie zo persoonlijk mogelijk houden zorgt ervoor dat je een band opbouwt en behoudt met je klanten. Pak de telefoon wat vaker wanneer je op het punt staat een mail of brief te sturen. Dat zorgt voor begrip.
Er wordt niet geluisterd naar de debiteur
Waar vaak geen rekening mee wordt gehouden, is dat er talloze redenen kunnen zijn waarom een debiteur zijn facturen niet kan- of wil betalen. Er kunnen financiële problemen zijn, onduidelijkheid over de schuld of een klacht over geleverde diensten of producten. Door niet naar zijn of haar redenen te vragen of goed te luisteren naar je debiteur, loop je het risico dat een situatie escaleert. Je kan je klant kwijtraken, maar het kan je dus ook alleen maar meer geld gaan kosten.
Geen sprake van schriftelijke vastlegging
Een andere cruciale fout is het niet vastleggen van regels rondom betalingen en herinneringen in schriftelijke vorm. Zonder schriftelijke vastlegging wordt het moeilijker om een geschil te beslechten als de zaak escaleert. Zorg ervoor dat je alle communicatie, inclusief betalingsherinneringen en afspraken, schriftelijk vastlegt. Dit kan eenvoudig in je online klantenbestand. Op deze manier heb je altijd bewijs dat de debiteur op de hoogte was van de betalingsverplichting en de overeengekomen voorwaarden.
Te lang wachten met actie ondernemen
Veel bedrijven maken de fout en wachten te lang met actie ondernemen op achterstallige betalingen. In de hoop dat de klant, misschien, vanzelf wel betaalt, wachten ondernemers te lang met herinneringen sturen of het inschakelen van een incassobureau. Hierdoor kan de schuld juist nog lastiger inbaar worden. Snel handelen is dus essentieel. Een vriendelijke herinnering vanuit professioneel oogpunt kan veel uitkomst en resultaat bieden en daar helpen we je graag bij.
Onvoldoende kennis van de wet
Weten wat wettelijk gezien mogelijk is en wat niet, dat is een belangrijk onderdeel van schulden incasseren. Denk aan de privacywet, reputatieschade of het toepassen van de juiste incassokosten. Goed op de hoogte zijn van de wet kan best lastig zijn, als je nog niet veel te maken hebt gehad met incasso’s. En daar zijn wij voor. Wij hebben de juridische kennis in huis om jou hierbij te helpen en je goed te adviseren.
Slechte administratie
Overzie je jouw administratie niet meer? Laat dit dan vooral niet escaleren in een onoverzichtelijke documentatie. Hierdoor kan je betalingen mislopen en word je extreem druk met het herorganiseren van je administratie. Daarnaast is het niet goed voor je cashflow, die een flinke deuk oploopt wanneer je betalingen uitblijven dankzij slechte administratie. Dat maken wij graag voor je in orde.
Te agressieve benadering
Hoewel je natuurlijk proactief wil voorkomen dat je betalingen niet- of te laat worden voldaan, is een agressieve benadering niet wenselijk en in de meeste gevallen ook niet werkbaar. Een te harde aanpak kan de relatie met je debiteur juist schaden, terwijl er misschien wel een goede reden is om in plaats van een keiharde brief te sturen, gewoon een goede betalingsregeling te treffen. Houdt hier rekening mee en schakel bij twijfel ons incassobureau in. Incasso’s werken het best bij een fatsoenlijke relatie met de debiteur.
Mogen wij je helpen om fouten bij incasseren te voorkomen? Bel ons gerust!
Ben jij er klaar voor om al je financiële administratie in één dag volledig op orde te stellen? Laat jezelf niet langer in spanning en bel ons direct om een afspraak te maken. Wij regelen jouw incassozaak snel, maar bovenal vriendelijk en doordacht.