Voorbeeld van een betalingsherinnering: zo schrijf je een effectieve brief!
Je klant betaalt een factuur niet op tijd en dat zit je uiteraard niet helemaal lekker. Het is op dat moment essentieel om contact te leggen met de klant: een betalingsherinnering sturen is noodzakelijk. Maar ergens zit je niet te wachten op een vervelende confrontatie. Nieuwsflash: dit hoeft ook zeker niet. Een betalingsherinnering kan je juist heel positief en relatie-bevorderend opstellen. Een goed opgestelde nota kan het verschil maken tussen die betaalde- en een onbetaalde factuur. Het is belangrijk om dit op een professionele-, maar ook persoonlijke en vooral positieve manier te doen om je klantrelatie te behouden.
Hier bespreken we hoe je een effectieve betalingsherinnering schrijft en geven we een betalingsherinnering voorbeeld. Ons incassobureau helpt jou op weg naar een duurzame klantrelatie!
Het belang van een effectieve betalingsherinnering
Een betalingsherinnering sturen is niet alleen een manier om je geld te krijgen, maar ook een kans om je relatie met de klant te versterken. Door op een vriendelijke en professionele manier te communiceren, laat je zien dat je begrip hebt voor mogelijke financiële situaties van de klant en dat je bereid bent om samen tot een oplossing te komen. Een effectieve betalingsherinnering helpt je om:
- Betalingen sneller te ontvangen
- Misverstanden over de betaling op te helderen
- De klantrelatie te onderhouden en zelfs te verbeteren.
Voorbereiding van je betalingsherinnering
Voordat je de herinnering schrijft, verzamel je alle benodigde informatie:
- De oorspronkelijke factuur en factuurnummer
- De vervaldatum van de factuur
- Het openstaande bedrag
- Eventuele eerdere communicatie over de factuur.
Zorg ervoor dat je deze gegevens paraat hebt om in je herinnering te vermelden. Maak je al gebruik van ons handige dashboard? Dan kan je al die gegevens in één overzicht handig oproepen en verwerken (of onze persoonlijke incassospecialist doet dit snel voor je).
Tekst betalingsherinnering: houdt deze structuur aan
Een effectieve betalingsherinnering heeft een duidelijke structuur, waardoor het voor je klant makkelijk wordt om scannend te lezen. Hier geven we een voorbeeld van een heldere opzet met de tekst die je in een betalingsherinnering kan verwerken.
Aanhef (maak deze persoonlijk)
Begin je brief met een persoonlijke aanhef. Gebruik de naam van de contactpersoon om een persoonlijke touch te geven.
Inleiding (maak de klant alert op vriendelijke wijze)
In de inleiding geef je duidelijk aan dat je je klantrelatie op prijs stelt en geef je aan waarom je een herinnering stuurt. Vermeld vervolgens vriendelijk dat de betalingstermijn van de factuur is verstreken en geef je aan om welke factuur het gaat. Licht toe dat je hoopt dat ten aanzien van je goede relatie, de betaling snel gedaan kan worden.
Vervolg alinea (blijf vriendelijk)
Geef je klant een korte samenvatting van de openstaande factuur. Benoem het bedrag, het factuurnummer en de vervaldatum. Verwijs vriendelijk naar eventuele eerdere herinneringen of communicatie.
Biedt een oplossing (laat je goede relatie blijken)
Bied altijd een mogelijke oplossing aan voor je klant. Vraag vriendelijk om de betaling zo snel mogelijk te voldoen, maar geef ook aan welke eventuele betaalmogelijkheden mogelijk zijn. Bied eventueel aan om samen naar een betalingsregeling te kijken als je klant niet in één keer kan betalen.
Afsluiting
Sluit de brief af met een vriendelijke toon. Bedank de klant voor hun aandacht en vermeld dat je beschikbaar bent voor eventuele vragen of opmerkingen.
Kijk eens naar dit voorbeeld van een betalingsherinnering
Er zijn natuurlijk talloze manieren om een professionele betalingsherinnering te schrijven die ook nog eens vriendelijk gemanierd is. Wij hebben een betalingsherinnering voorbeeld voor je gemaakt die je eenvoudig als leidraad kan gebruiken. Maar uiteraard geven onze incassospecialisten je graag advies op maat.
Hier is een voorbeeld van hoe je een betalingsherinnering kunt opstellen:
“[Datum]
Betreft: Betalingsherinnering factuur [factuurnummer]
Beste [Naam klant],
Wij hopen dat alles goed gaat met je. We willen je er vriendelijk aan herinneren dat er nog een factuur openstaat met nummer [factuurnummer], gedateerd op [factuurdatum], ter waarde van [bedrag]. De vervaldatum van deze factuur was [vervaldatum], maar tot op heden hebben wij nog geen betaling van je mogen ontvangen. Wellicht is deze je ontschoten? Wij hopen in ieder geval dat deze herinnering voldoende informatie geeft.
Het is volledig te begrijpen dat een betaling soms over het hoofd wordt gezien. Wellicht is er een reden dat er nog niet betaald is? Mocht dat laatste het geval zijn, dan horen we het graag, zodat we samen naar een passende oplossing kunnen kijken.
Mochten er geen bijzonderheden zijn, dan willen we je graag verzoeken om het openstaande bedrag van [bedrag] binnen [aantal] dagen na dagtekening van deze brief te voldoen.
Indien je de betaling inmiddels hebt voldaan, mag je deze brief als niet verzonden beschouwen. Mocht je vragen of opmerkingen hebben over deze factuur, neem dan gerust contact met ons op via [telefoonnummer] of [e-mailadres]. Wij staan je graag te woord.
Bedankt voor je medewerking.
Met vriendelijke groet,”
Aan de slag met een betalingsherinnering sturen? Vraag ons om hulp!
Het schrijven van een goede betalingsherinnering kan écht het verschil maken tussen een tevreden klant en een betalingsprobleem. Zorg ervoor dat je elke stap doorloopt en wees altijd bereid om goed naar je klant te luisteren, zodat je eenvoudig samen tot een oplossing kan komen. Wij helpen je hier natuurlijk graag bij. Neem contact op voor meer informatie.