Iedere organisatie, klein of groot, maakt het wel mee. Klanten die niet of te laat betalen. Om dit te voorkomen, is het voor een bedrijf belangrijk om goed debiteurenbeheer te onderhouden of tijdige incasso in te zetten. Deze oplossingen zijn niet alleen goed voor de liquiditeit maar ook voor het onderhouden van een goede klantrelatie. Ondanks dat ‘incasso’ een woord is dat veel mensen kennen, weet niet iedereen wat incasso en het bijbehorende traject precies inhouden.
Wat houdt incasso precies in?
Incasso is eigenlijk een soort machtiging waarbij een bedrijf een andere instantie toestemming geeft om openstaande facturen te incasseren. In de meeste gevallen betreft dit een incassobureau. Organisaties die zelf te weinig tijd hebben of die zich vooral willen richten op hun core business, kunnen hun openstaande vorderingen uitbesteden. De debiteuren (niet betalende klanten) worden vervolgens door het incassobureau benaderd en er wordt geprobeerd om een betalingsregeling af te stemmen die uiteindelijk moet leiden tot een betaalde vordering.
Hoe ziet zo’n incassotraject er nu uit?
Het incassotraject is op te delen in twee fasen. De eerste fase wordt ook wel de minnelijke of buitengerechtelijke fase genoemd. Het uitgangspunt is dat in deze fase de vordering word geïncasseerd omdat er in deze fase geen rechter, deurwaarder of andere juridische partij bij moet worden gehaald.
Minnelijke fase
Voordat het incassoproces de minnelijke fase in gaat, wordt er een ingebrekestelling naar de B2B-klanten of WIK aanmaning (Wet Incasso Kosten) naar de B2C-klanten gestuurd. Hierin wordt de debiteur voor de laatste keer aangemaand om de openstaande vordering te voldoen zonder de bijkomende wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten. Voor de minnelijke fase kun je het incassobureau inschakelen en zal het incassobureau er vervolgens alles aan doen om met behulp van aanmaningen en telefoongesprekken de debiteur te laten betalen.
De incasso-sommatiebrief, inclusief wettelijke rente en de incassokosten, wordt verstuurd naar de debiteur. In de incassobrief staat vermeld om welke vordering het gaat, aan wie de debiteur het bedrag verschuldigd is, hoeveel van de vordering al is voldaan en welk bedrag aan wettelijke rente en buitengerechtelijke kosten in rekening worden gebracht. Weigert de debiteur na de incassobrief en eerste belacties te betalen? Dan ontvangt de debiteur een tweede en eventueel derde incassobrief. In de laatste incassobrief wordt aangegeven dat bij uitblijven van de betaling een gerechtelijke procedure zal worden opgestart.
In de minnelijke fase kan er nog een betalingsafspraak worden gemaakt met de debiteur zodat de vordering bijvoorbeeld gespreid betaald kan worden. Is de vordering na de minnelijke fase nog niet betaald? Dan gaat het incassotraject over in de gerechtelijke fase.
Hoe kan een incassotraject een bedrijf helpen?
Wanbetaling door klanten kan in het ergste geval leiden tot faillissement. Het kost tijd en energie om klanten op de hoogte te brengen van openstaande rekeningen en ervoor te zorgen dat deze worden geïncasseerd. Als hier geen tijd of focus voor is, dan kan een incassobureau hierbij helpen.
Veel incassobureaus werken tegenwoordig op basis van het ‘No Cure No Pay’-principe. Dit houdt in dat er voor de dienstverlening geen kosten zijn verschuldigd indien blijkt dat bij een gebrek aan verhaalsmogelijkheden de vordering niet incasseerbaar is. De gemaakte kosten om de openstaande vordering te incasseren, zijn dan voor rekening van de debiteur (incassokosten). De debiteur is immers degene die in gebreke is gebleven.
Incasso door Incassonet
De incassostrategie van Incassonet is altijd gericht op een persoonlijke en klantvriendelijke invordering. Daarmee behalen we maximale resultaten mét klantbehoud.
Onze incassospecialisten van incassobureau Zwolle hebben veel ervaring in daadkrachtige, incasso van openstaande facturen. Als herhaaldelijk betalingsverzoek niet tot het resultaat leidt, kan Incassonet de benodigde juridische procedure voeren. Incassonet heeft hiervoor gespecialiseerde juristen in huis. Zij kunnen je altijd een eerlijk en duidelijk advies over de (ver)haalbaarheid van de vordering geven.
