Ondernemingen die opdrachten doen in het bedrijfsleven, kunnen het verzoek krijgen om vanaf 18 april 2019 hun factuur elektronisch in te dienen.
Met e-factureren wordt bedoeld rekeningen digitaal sturen en ontvangen, dus niet langer op papier. Rekeningen als pdf naar elkaar mailen is dus al e-factureren.
Voordelen van e-factureren
Onderstaand zijn een paar voordelen genoteerd.
- Verwerking gaat automatisch, wat het gemakkelijker maakt.
- Het proces zal sneller gebeuren, dit omdat papierwerk achterwege blijft.
- Er worden minder fouten gemaakt, het gebeurt niet meer handmatig.
- Goedkoper, je betaald geen print en portokosten meer
- Je draagt je steentje bij aan het milieu, minder papierverbruik betekend minder Co2 uitstoot.
Voor uitgebreide informatie kunt u ook terecht op Pianoo. Hier is van alles te vinden hoe u aan de slag kunt met e-factureren. Tevens is er terug te vinden hoe de ontwikkeling heeft plaatsgevonden. Deze website wordt door de overheid aanbevolen aan gemeentes, ook veel incassobureau Apeldoorn werken hiermee.
Aan welke eisen moet een e-factuur voldoen
Tevens zijn er bij E-facturatie ook bepaalde eisen waar de factuur aan moet voldoen. De eisen zijn zeer vergelijkbaar met die van een reguliere factuur. Maar toch is het net even wat anders.
- Zowel papieren als elektronische facturen en digitale handtekeningen., dienen 7 jaar te worden bewaard.
- De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. Net als bij papieren facturen moet u digitale facturen kunnen overhandigen als een inspecteur daar bij een controle om vraagt.
- De factuur moet origineel en rechtschapen zijn (u moet kunnen aantonen dat de factuur door afzender is verstuurd en niet is gewijzigd).
- Facturen moeten bewaard worden in de vorm waarin deze zijn ontvangen. Een digitale factuur moet dus elektronisch worden opgeslagen;
- De ontvanger moet akkoord gaan met het feit dat hij/zij een elektronische factuur toegestuurd krijgt. Is deze niet akkoord gegaan met het ontvangen van een elektronische factuur? Dan mag de e-factuur worden geweigerd.
- Op een factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan
Ook raad de overheid aan om de volgende stappen te volgen om e-factureren succesvol te implementeren.
- Stel een projectleider aan
- Maak een projectplan
- Informeer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden
- Analyseer de impact op uw administratieve proces
- Maak budget vrij
- Betrek de OR bij uw plannen
- Communiceer uw plan intern maar ook extern (crediteuren!)
- Voer het plan uit.
