Heb je een consument die zijn factuur maar niet wil betalen? Zorg er dan voor dat je op de juiste wijze met deze klant communiceert. Stuur een correcte laatste aanmaning en geef duidelijke informatie over de gevolgen wanneer betaling uitblijft. Dit geeft duidelijkheid en voorkomt problemen achteraf.
De Nederlandse wetgeving is erg gericht op de bescherming van consumenten (niet-zakelijke klanten). Dit is niet voor niks. Veel consumenten weten niet wat de gevolgen zijn als ze bijvoorbeeld een factuur niet op tijd betalen. Incassokosten en rente mogen dan ook niet zomaar in rekening worden gebracht en een vordering mag ook niet zomaar over worden gedragen aan het incassobureau. Heb je een onbetaalde vordering op een consument, dan dien je eerst een correcte laatste aanmaning te versturen, waar een aantal zaken duidelijk in staan vermeld.
1. Vermeld duidelijk waar het over gaat
Geef in de aanmaning aan om welke openstaande factuur het gaat. Wat was de factuurdatum en welk bedrag moet er worden betaald. Geef ook aan hoe ze eventueel kunnen reageren bij vragen.
2. Reken geen administratiekosten
Het is wettelijk niet toegestaan om administratiekosten te rekenen bij consumenten. Verstuur een laatste aanmaning (en elke andere herinnering) daarom altijd zonder enige toevoeging van administratiekosten. De wettelijke incassokosten zijn de enige kosten die je aanvullend aan een consument mag doorberekenen.
3. Geef de klant de tijd om te betalen
Hierin is de wetgeving zeer strikt. De klant heeft na ontvangst van de laatste aanmaning 16 dagen de tijd om de vordering te betalen. Geef de klant dus 16 dagen de tijd om alsnog zonder extra kosten, zoals incassokosten, de factuur te betalen.
4. Informeer over de gevolgen
De klant moet worden geïnformeerd over de gevolgen van een niet tijdige betaling. Dit betekent dat er moet worden vermeld dat de vordering uit handen wordt gegeven als er niet op tijd wordt betaald en wat de kosten hiervan zijn (incassokosten en rente). Hier een link als je vooraf zelf de incassokosten berekenen wilt?
Een laatste aanmaning is alleen wettelijk verplicht voor vorderingen op consumenten (of eenmanszaken). Bij bedrijven mag na het verstrijken van de factuurtermijn al incassokosten in rekening worden gebracht en zelf al worden overgedragen aan het incasso bureau. Uiteraard is het wel netjes richting de klant om evengoed een laatste aanmaning te versturen. Heb je hier nog vragen over? Incassobureaus zoals Incassonet kunnen je hier zeker in adviseren.