Incasso voor groothandels: Afnemers die niet betalen? Wij lossen het op.
Als groothandel draai je op volumes en marges. Elke factuur die te laat betaald wordt, raakt direct je cashflow. En je kent het dilemma: je wilt betaald worden, maar je wilt de klant niet kwijt. Incassonet is het incassobureau dat de groothandelsector begrijpt. Wij incasseren je openstaande facturen, behouden de relatie met je afnemer en werken volledig no cure no pay. Dezelfde dag actie, persoonlijk contact en een slagingspercentage van 92%.
Incasso in de groothandel: het dilemma van elke leverancier
Je hebt een afnemer die al jaren bij je koopt. Elke maand €15.000 tot €40.000 aan bestellingen. Een goede klant, je kent de inkoopmanager bij naam, je hebt samen beurzen bezocht. Maar de laatste maanden betaalt hij steeds later. Eerst 30 dagen over de termijn, toen 45, nu 60. Je hebt gebeld, gemaild, een herinnering gestuurd. De reactie is altijd hetzelfde: “Het komt goed, volgende week staat het erop.”
Ondertussen staat er €52.000 open. Je levert nog steeds, want als je stopt met leveren, verlies je de klant. Maar als je blijft leveren, groeit het probleem. Dat is het dilemma van elke groothandel. En het is precies het moment waarop je een specialist nodig hebt die het gesprek overneemt.
Waarom incasso in de groothandel anders is
Incasso in de groothandel verschilt fundamenteel van incasso in andere sectoren. De relatie met je afnemer is langlopend. Je hebt een handelshistorie, afspraken over prijzen, volumes, leveringsvoorwaarden. Een incassobureau dat daar geen rekening mee houdt en gewoon een standaard aanmaning stuurt, beschadigt die relatie. En een beschadigde relatie kost je meer dan de openstaande factuur.
Tegelijkertijd is de groothandel een sector van dunne marges. Je marge op een order van €20.000 is misschien €2.000 tot €4.000. Als die order niet betaald wordt, moet je vijf tot tien andere orders draaien om dat verlies goed te maken. Eén grote wanbetaler kan je kwartaalresultaat bepalen. Dat maakt snel handelen cruciaal.
De drie meest voorkomende incassoproblemen bij groothandels
1. De structurele laatbetaler. De afnemer die altijd betaalt, maar altijd te laat. 30 dagen termijn wordt 60. Wordt 90. Je blijft leveren, want hij betaalt uiteindelijk wel. Maar ondertussen financier jij zijn bedrijf voor. Je bent onbedoeld zijn bank geworden. Dit is het vaakst voorkomende probleem bij groothandels. En het is het makkelijkst op te lossen: een professioneel gesprek door een derde partij zet de betaaltermijn weer recht, zonder dat je de relatie opblaast.
2. De betwiste factuur. “Er klopt iets niet met de levering.” “De kwaliteit voldoet niet.” “We hadden een andere prijs afgesproken.” De betwiste factuur is de klassieke vertragingstactiek in de groothandel. Soms is het terecht. Meestal is het een reden om niet te betalen. Onze specialisten onderzoeken het geschil, vragen om onderbouwing aan beide kanten en beoordelen of het reëel is of een excuus. Bij een reëel geschil adviseren we eerlijk. Bij een excuus weten we hoe we alsnog tot betaling komen.
3. De afnemer in financiële problemen. De afnemer die niet betaalt omdat hij niet kán betalen. Zijn eigen klanten betalen niet, zijn marge is verdampt, zijn cashflow is negatief. Dit is het lastigste scenario, want dwingen heeft geen zin als het geld er niet is. Maar niets doen ook niet, want dan sta je straks achter in de rij als het misgaat. Onze specialisten beoordelen de situatie, stellen een betalingsregeling voor als dat haalbaar is, en adviseren je eerlijk als de kans op betaling klein is.
Het leveranciersdilemma: betaald worden vs. klant behouden
De kern van het probleem bij groothandels is dat je twee belangen hebt die tegenover elkaar lijken te staan: je wilt betaald worden én je wilt de klant behouden. De meeste ondernemers kiezen uiteindelijk voor de klant en laten de factuur lopen. Dat is begrijpelijk, maar het is de verkeerde keuze.
Want een klant die niet betaalt, is geen klant. Het is een afnemer die jouw product gebruikt zonder ervoor te betalen. En hoe langer je dat accepteert, hoe normaler het wordt. De afnemer leert dat jij niet doorpakt en past zijn cashflowplanning daarop aan. Jij betaalt als laatste.
Een incassobureau inschakelen lost het dilemma op. Niet jij voert het gesprek, maar een specialist die geen dubbele pet heeft. Die specialist kan zakelijk zijn zonder dat het persoonlijk wordt. De boodschap is niet “ik vertrouw je niet meer” maar “dit is hoe het gaat.” In de praktijk leidt dat in de meeste gevallen tot betaling én behoud van de relatie. Want duidelijkheid is geen conflict. Duidelijkheid is professionaliteit.
Hoe Incassonet werkt voor groothandels
Je dient een vordering in via ons portaal of telefonisch. Geen abonnement, geen langdurig contract. Je vertelt kort wat er speelt: wie de afnemer is, hoeveel er openstaat, hoe lang al, en of er bijzonderheden zijn (geschil, betalingsregeling, eerdere toezeggingen).
Dezelfde dag belt onze specialist je afnemer. Niet met een standaard script, maar met een inhoudelijk gesprek. Wat is de reden dat er niet betaald is? Is er een geschil? Betalingsonmacht? Of is het simpelweg een kwestie van prioriteit? Op basis van dat gesprek bepalen we de aanpak.
Je volgt alles realtime via je dashboard. Wanneer er gebeld is, wat er besproken is, wat de volgende stap is. Geen wekenlange stilte.
Koppel je ERP of boekhoudsysteem
Veel groothandels werken met ERP-systemen als Exact Globe, Exact Online, SAP Business One, AFAS of branche-specifieke pakketten. We koppelen direct. Facturen die over je incassodrempel gaan, stromen automatisch ons platform in. Geen handmatig invoeren, geen vergeten dossiers. Heb je een eigen systeem? Dan koppelen we via onze incasso api.
Die automatisering is voor groothandels essentieel. Met honderden facturen per maand kun je niet handmatig bijhouden welke over de incassodrempel gaan. Automatisering zorgt ervoor dat geen enkele vordering door de mazen van het net glipt.
No cure no pay. Altijd.
We werken volledig no cure no pay. Geen dossierkosten, geen opstartkosten, geen abonnement. De wettelijke incassokosten worden conform de BIK-staffel doorberekend aan je debiteur. Lukt het ons niet? Dan betaal je niets. Met een slagingspercentage van 92% is dat een belofte waar we achter staan.
Veelgestelde vragen over incasso voor groothandels
Dat is precies waarom je een specialist inschakelt in plaats van het zelf te blijven proberen. Onze specialisten voeren het gesprek zakelijk en respectvol. De boodschap is niet dat je de relatie opzegt, maar dat je je bedrijfsvoering professionaliseert. In de meeste gevallen leidt dat tot betaling én behoud van de relatie. Want duidelijkheid wordt door afnemers meer gewaardeerd dan eindeloos wachten.
Betwiste facturen zijn in de groothandel eerder regel dan uitzondering. Kwaliteitsklachten, leveringsdiscussies, prijsafspraken. Onze specialisten onderzoeken het geschil, vragen beide partijen om onderbouwing en beoordelen of het reëel is of een vertragingstactiek. Bij een reëel geschil adviseren we eerlijk. Bij een vertragingstactiek weten we hoe we alsnog tot betaling komen.
Ja. We koppelen met Exact Globe, Exact Online, SAP Business One, AFAS, Twinfield en vrijwel elk ander ERP- of boekhoudsysteem. Facturen die over je incassodrempel gaan, stromen automatisch in. Heb je een eigen systeem? Dan koppelen we via onze RESTful API. Geen handmatig werk, geen vergeten dossiers.
Niets, tenzij we resultaat boeken. We werken volledig no cure no pay. Geen dossierkosten, geen abonnement, geen opstartkosten. De wettelijke incassokosten worden doorberekend aan je debiteur conform de BIK-staffel. Jij betaalt alleen een percentage van wat we daadwerkelijk binnenhalen.
Dat is jouw keuze, niet de onze. Sommige klanten leveren door op vooruitbetaling terwijl wij de oude facturen incasseren. Anderen pauzeren tijdelijk. We adviseren je over wat verstandig is in jouw situatie, maar de beslissing ligt bij jou. Wat we wél adviseren: blijf niet leveren op krediet aan een afnemer die structureel niet betaalt.
Ja. Veel groothandels dienen meerdere dossiers tegelijk in. Via ons portaal kun je bulksgewijs facturen uploaden of via een koppeling automatisch laten instromen. Elke vordering wordt individueel opgepakt door een specialist. De volumes maken voor ons proces geen verschil.
Dezelfde werkdag. Je dient een vordering in en onze specialist belt dezelfde dag. Snelheid is in de groothandel cruciaal: hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans op betaling en hoe groter het risico dat het bedrag verder oploopt door nieuwe leveringen.
Wat klanten zeggen over Incassonet
Wat we vooral waarderen is het persoonlijke contact. We kennen de mensen van Incassonet en zij kennen ons. Er wordt niet zomaar een standaardaanpak over een dossier gelegd. Ze denken actief mee, bekijken elke zaak afzonderlijk en komen met een aanpak die bij de situatie past. Dat maakt het verschil.
In de bouw en bij zzp'ers worden betaalafspraken helaas niet altijd nagekomen. Dan moet je snel en doeltreffend handelen. Incassonet haalt keer op keer een hoog succespercentage, door daadkracht te combineren met een persoonlijke aanpak. Dat geeft ons als organisatie veel vertrouwen.
Bij Incassonet merk je direct een frisse kijk op incasso. Snelheid, data en automatisering voor het team, terwijl klanten een vriendelijk proces doorlopen. Geen brieven vol jargon, maar een belletje of appje waaruit meteen duidelijk wordt wat er speelt.
Hoe er wordt geïncasseerd vinden we minstens zo belangrijk. Onze klanten verdienen een nette, respectvolle aanpak. Die balans heeft Incassonet heel goed gevonden.
Het mooie is dat dit niet alleen leidt tot minder afschrijvingen, maar ook tot behoud van tevreden klanten. En mocht het nodig zijn, dan starten we in goed overleg het incassotraject.
We houden veel beter overzicht, besparen tijd en hebben nu een partij die actief met ons meedenkt. De communicatie verloopt prettig en snel. Dat maakt echt het verschil.
De lijnen zijn kort. We schakelen snel, hebben helder contact en Incassonet werkt hard voor resultaat. Dat geeft ons vertrouwen.
Incassonet is voor ons een waardevolle partner. Snelheid en automatisering gaan hand in hand, wat erg prettig werken is.
Voor een organisatie als de onze telt betrouwbaarheid. Incassonet pakt dossiers gestructureerd op, houdt ons goed op de hoogte en handelt professioneel richting onze relaties.
De koppeling werkt naadloos: een openstaand dossier staat direct in behandeling zonder dat wij er omkijken naar hebben. Snel, geautomatiseerd en toch persoonlijk.
We worden volledig ontzorgd. Incassonet schakelt snel en houdt rekening met de klantrelatie, wat voor ons in mobility essentieel is.
Met veel terugkerende facturen is grip op je debiteuren cruciaal. Incassonet zorgt voor overzicht en pakt achterstanden snel en netjes op.